Reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN DE PAROCHIEZALEN

  1. De zalen van ‘Ons Parochiehuis’ vallen onder het toezicht van het Zaalcomité ‘Ons Parochiehuis’, verder genoemd ‘het comité’, dat volgende personen afvaardigt:
    • Reserveringen en betalingen : Fons en Rita De Potter – Robberechts (info@parochiehuispeizegem.be)
    • Sleutelbeheer : Louis Van Ransbeke, Nieuwbaan 24 (052 37 06 56)
    • Licht- en geluidsinstallatie: Theo De Maeyer (052 37 00 89) en Johan Le Maire (052 52 70 73)
    • Verwarming en elektriciteit : Theo De Maeyer, De Heide 55 (052 37 00 89)
    • Facturatie : Lies Vandevelde (administratie@parochiehuispeizegem.be)
  2. Aanvragen tot gebruik van de lokalen kunnen ten allen tijde geweigerd worden, bijvoorbeeld zoals voor antireligieuze activiteiten.
  3. Bij huur van één der zalen is de ontvangstruimte steeds inbegrepen.
  4. Er dient door de gebruiker een verantwoordelijke persoon aangeduid te worden. Deze persoon :
    • zal de factuur ontvangen en is verantwoordelijk voor de correcte betaling ervan.
    • is tijdens de duur van de overeenkomst volledig verantwoordelijk voor alle beschadigingen aan de infrastructuur en voor de beschadiging of de verdwijning van materialen. In dit laatste geval zal steeds de nieuwwaarde moeten vergoed worden.
    • staat ook borg voor de betaling binnen de maand na ontvangst van de factuur.
  5. De reservering is pas definitief als een voorschot van 50% van de gebruiksvergoeding betaald is (niet van toepassing voor verenigingen!). Annuleringen moeten per e-mail of brief gebeuren. Bij annulering :
    • min. 6 maanden voor de gereserveerde datum wordt het voorschot terugbetaald.
    • min. 3 maanden voor de gereserveerde datum wordt de helft van het voorschot terugbetaald.
    • min. 1 maand voor de gereserveerde datum wordt een vierde van het voorschot terugbetaald.
    • bij latere annulering wordt niets terugbetaald.
  6. Betaling van het voorschot dient te gebeuren :
    • op rekeningnummer IBAN BE45 7340 3862 3789 (VPW Gewest Londerzeel VZW / Ons Parochiehuis Peizegem)
    • met melding “huur zaal parochiehuis + datum evenement
    • binnen de tien dagen na uitnodiging tot betaling voorschot
  7. De gebruiker verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de geldende wetten, decreten, gemeente- en politiereglementen. Hij zal ervoor zorgen dat vergunningen in orde zijn bij de aanvang van de activiteit. De gebruiker zal zich qua verzekeringen indekken middels een polis burgerlijke aansprakelijkheid en zal het naar de zaal meegebrachte materiaal en zijn medewerkers verzekeren. Hij is in alle opzichten verantwoordelijk voor de schade toegebracht aan het gebouw, het materiaal en personen. Alle taksen en auteursrechten zullen door de gebruiker moeten aangevraagd en betaald worden.
  8. De gebruiker zorgt zelf voor de dranken, keukenhanddoeken en afwasproducten. De producten voor de industriële vaatwasser staan ter beschikking en moeten verplicht gebruikt worden.
  9. De kosten voor het gas- en elektriciteitsverbruik worden aangerekend volgens verbruik en de op dat moment geldende barema’s (zie prijslijst). Gas wordt aangerekend op basis van het aantal m³; elektriciteit op basis van het aantal kWh. Het waterverbruik is inbegrepen in de gebruiksvergoeding.
  10. De kosten voor het reinigen van de zaal en de keuken(s) vallen ten laste van de gebruiker tegen de vastgestelde vergoeding (zie prijslijst).. Het poetsen gebeurt door afgevaardigden van het comité.
  1. Indien de gebruiker in de keuken frituurolie wenst te gebruiken, moet hij die zelf meebrengen. De poetsploeg zal de frituurolie verwijderen en de installatie reinigen.
  2. De licht- en geluidsinstallatie mag enkel gebruikt worden door de Peizegemse en aangesloten verenigingen indien deze een afgevaardigde van het comité daar ten laatste 14 dagen voor de activiteit van op de hoogte heeft gesteld.
  3. Allen die de zaal wensen te gebruiken dagen vόόr of/en na een activiteit, kunnen dit doen mits reservatie en betaling (zie prijslijst). In dat geval wordt de zaal vrij gehouden. Als die bijkomende dagen niet gereserveerd worden, is er geen garantie dat de zaal vόόr of na de activiteit vrij is.
  4. De sleutel van de zaal is op de dag van de reservatie vanaf 9 uur beschikbaar bij de sleutelbeheerder.
  5. Ten laatste om 5 uur ’s morgens de dag na het gebruik, moet de zaal in de hieronder beschreven toestand achtergelaten worden. Dit om de zaal te kunnen kuisen en eventuele gebruikers de volgende dag de mogelijkheid te geven vanaf 9 uur de zaal in te richten.
    • de tafelbladen dienen enkel grondig gereinigd te worden;
    • de stoelen dienen wel te worden gestapeld in de voorziene karretjes (3 x 10);
    • de poetsploeg zal de tafels in de karren stappelen en samen met de karretjes met stoelen binnenrijden in de stockageruimte;
    • de toog moet gereinigd worden, de frigo’s leeggemaakt en de glazen en het keukengerei dienen behoorlijk gereinigd op de voorziene plaats gezet te worden;
    • leeggoed, niet gebruikte dranken en tapinstallaties worden in de overdekte gang geplaatst;
    • in de keuken(s) worden vuren, werkbladen, vaatwasmachine en frigo’s grondig gereinigd;
    • In de grote keuken zijn 3 zakken voor restafval ter beschikking. Indien meer zakken nodig zijn kan de gebruiker deze nemen uit de schuif in de onthaalruimte en worden deze aangerekend aan 2 euro/stuk. De zakken worden door de poetsploeg in de afvalcontainer, die op slot zit, gegooid;
    • Alle andere afval (PMD, keukenafval, etensresten, glas, papier, karton, …) dient door de gebruikers meegenomen te worden;
    • de thermostaat van de verwarming wordt op het minimum gezet en de gebruiker dient er zich van te vergewissen of alle lichten gedoofd zijn, ook in de toiletten;
    • alle deuren worden op slot gedaan en de sleutel wordt onmiddellijk gedeponeerd in de brievenbus van de sleutelbeheerder.
  6. De gebruiker zal de ruimte en de omgeving van de zaal beheren als een goede huisvader. Dit betekent dat hij erop toeziet dat :
    • De parking en ingang moet ten allen tijde voor de hulpdiensten berijdbaar zijn. In de zone tussen de zaal en de school mogen geen voortuigen geparkeerd of materialen gestockeerd worden.
    • Het rookverbod in de zaal gerespecteerd wordt en de sigarettenpeuken buiten de zaal worden opgeruimd. Grote asbakken mogen niet in de inkom worden geplaatst. Het gebruik van mobiele gasvuren is verboden binnen in de zaal;
    • De buurtbewoners geen hinder ondervinden van de activiteiten in de parochiezaal. De geluidssterkte moet conform zijn met het politiereglement ter zake;
    • Baldadigheden, straatlawaai en wildplassen buiten voorkomen worden;
    • Het podium enkel gebruikt wordt voor activiteiten waarvoor het bedoeld is (toneel, optreden, muziek,..). Het is verboden om het als speelruimte te gebruiken. Eten en drinken aanbieden op het podium kan enkel mits het aanbrengen van een bescherming;
    • De speelplaats van de basisschool niet wordt gebruikt.
  7. De doorgang naar de nooduitgangen mag op geen enkele manier belemmerd worden. Ze moeten een vlotte evacuatie van de zaal mogelijk maken. De gebruiker ziet er op toe dat de nooduitgangen niet op slot zijn tijdens de activiteit. Bij volledige bezetting van de zaal moet de dubbele deur van de overdekte gang geblokkeerd worden in open stand (aangezien deze niet in vluchtzin open draaien).
  8. Door de reservatie verklaart de gebruiker zich akkoord met de inhoud van dit reglement. Bij betwistingen is alleen het comité bevoegd om een uitspraak te doen.